ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЕ В ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ЧАСТЬ 1

Использование факсимиле в финансово-хозяйственной деятельности давно стало способом оперативного управления предприятием. Действительно, в работе часто возникают ситуации, когда необходима подпись должностного лица, которое отсутствует на рабочем месте в силу разных причин. Например, нужно подписать срочный приказ о направлении сотрудника в командировку или выгодный договор, условия которого оговорены заранее. Ситуаций, где может быть использовано факсимиле достаточно много. Однако, законодательством установлены ограничения на применение факсимильной подписи. К этим моментам следует отнестись серьезно, поскольку незаконное использование факсимиле может повлечь разные негативные последствия.

Несмотря на активное применение в финансово-хозяйственной деятельности факсимильной подписи, ни один нормативно-правовой акт не содержит толкование термина «факсимиле». Ч. 3 статьи 207 ГК Украины гласит: «использование при совершении сделок факсимильного воссоздания подписи с помощью механического или иного копирования…иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, иными актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей». Исходя из данной нормы законодательства, можно сделать вывод, что применение факсимильной подписи в различных ситуациях должно регламентироваться специальными нормативно-правовыми актами. Кроме того, в ст. 203 ГК Украины речь идет об использовании факсимиле для совершения сделок, что не значит автоматического применения данного положения для работы с платежными или расчетными документами.

Для того, чтобы разобраться с правилами использования факсимильной подписи в различных ситуациях, необходимо определить – каким нормативно-правовым документом следует руководствоваться при оформлении необходимых документов.

Наиболее ясным представляется использование факсимильной подписи при совершении сделок. Как было указано ранее, разрешение на это содержится в ч. 3 ст. 207 ГК Украины. Как следует из данной нормы, обязательным условием применения факсимиле является наличие письменного соглашения сторон, в котором присутствуют образцы реальных и факсимильных подписей лиц, уполномоченных на совершение сделок. Таким образом, если партнеры планируют применение факсимильной подписи для оформления договора, следует составить предварительное соглашение или подписать протокол о намерениях, где оговорить использование факсимиле и зафиксировать образцы настоящей и факсимильной подписей должностных лиц или представителей сторон договора. Именно таким способом закрепляется юридическая сила факсимиле как личной подписи, а потому заверенные им документы будут считаться заключенными в соответствии с законодательством.

К данному положению следует отнестись серьезно, поскольку несоблюдение норм, закрепленных в ст. 207 ГК Украины, ведет к незаконному использованию факсимильного воспроизведения подписи, а значит, может повлечь признание сделки недействительной.

Распространенным случаем является применения факсимиле для работы с внутренними документами субъекта хозяйственной деятельности. При этом, речь идет не только о факсимильной подписи должностных лиц, но и других работников предприятия, подпись которых может ставиться на документах. Это могут быть бухгалтера различных отделов, снабженцы, кладовщики и др. Законодательство не запрещает применять факсимиле для работы с внутренними документами общества. Однако, для того, чтобы избежать недоразумений и проблем, например в кадровых вопросах или с учетом товарно-материальных ценностей, следует издать приказ по предприятию, который будет регламентировать использование факсимильной подписи. В данном приказе должны быть раскрыты следующие моменты: какие документы могут подписываться с помощью факсимиле; перечень лиц, которые имеют факсимиле и используют его для подписания документов; образцы личной и факсимильной подписей; порядок хранения и уничтожения факсимиле, а также другие вопросы.

Важный момент: в трудовых книжках сотрудников использование факсимильной подписи запрещено.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *